Il vostro progetto ha scadenze strette, i clienti aspettano i risultati e metà del team è improvvisamente partito per una vacanza di due settimane! E voi stessi avete accettato. Un incubo per un manager? No, la dura realtà della nostra azienda due anni fa.
Questo, insieme a tutta una serie di altri problemi grandi e piccoli, era la norma quotidiana della nostra azienda quando ho assunto il ruolo di HR Project Manager. L’obiettivo principale della mia posizione era mettere ordine e rendere tutti i processi HR trasparenti, comprensibili e, soprattutto, gestibili e prevedibili!
Il compito globale sembrava questo: scegliere un sistema informativo per le risorse umane (HRIS) adatto e implementarlo. In realtà, dietro le quinte c’è stato molto lavoro, fasi, insidie e conseguenze inaspettate.
Voglio condividere con voi l’esperienza più importante che ho maturato in questo progetto. Se voi o la vostra azienda state affrontando un compito similmente, il mio articolo vi eviterà errori e vi aiuterà a capire rapidamente da dove iniziare e in che ordine agire.
1. Raccolta e analisi delle informazioni:
La prima cosa con cui ho iniziato sono state le interviste con i principali stakeholder del futuro HRIS. Ecco il nostro elenco di stakeholder:
– CEO
– OCM
– Direttore IT
– Responsabile vendite
– L’intero reparto di reclutamento
Tutti i dipendenti dell’azienda utilizzeranno il sistema. Tuttavia, il mio compito in questa fase è stato quello di esplorare i processi chiave delle risorse umane e di identificare eventuali problemi esistenti. Poiché la prima fase prevede la definizione dei dettagli di base e la formalizzazione del processo, solo quando si è sicuri che sia adatto a tutti coloro che lo utilizzano è possibile automatizzarlo.
In questa fase, abbiamo scoperto che alcuni processi erano completamente assenti. Ad esempio, non esisteva una politica unificata per le ferie. Ogni manager ne teneva conto a modo suo e non esisteva un calendario comune per controllare le informazioni sulle assenze.
Un altro esempio di processo “fantasma” è il licenziamento. Si presentava la necessità di farlo periodicamente, ma nessuno sapeva come farlo correttamente. Come lo comunichiamo e lo giustifichiamo? Quali documenti sono necessari per la cessazione? Chi e quando effettuerà il pagamento finale? Queste erano le domande di base che dovevo proporre, descrivere e far approvare.
2. Definire le priorità:
Nella nostra azienda c’erano molte lacune e problemi. A un certo punto mi sono sentito sopraffatto e ho iniziato a pensare che il compito fosse impossibile. Da dove cominciare, su cosa concentrarsi? Esiste al mondo un sistema in grado di coprire tutte le nostre esigenze?
Ho deciso di affrontare il problema a mente lucida. Ho compilato un elenco di “questioni HR bruciate” e ho chiesto a ogni manager di dare un voto da 1 a 10, dove 1 è “Non mi accorgerei nemmeno se questo elemento mancasse in azienda” e 10 è “Non posso lavorare bene senza questo elemento in questo momento”.
Poi ho raccolto tutto in un’unica tabella e ho calcolato i punteggi. Ecco cosa ho ottenuto:
1. Velocità di chiusura delle posizioni (reclutamento)
2. Proceduradiinserimentodipendete
3. Fuoriuscita
4. Gestione delle vacanze
Questi erano i leader assoluti. Queste aree dovevano essere risolte al più presto e costituivano la base della mia valutazione comparativa del sistema HRIS.
3. Descrizione dei processi:
È importante notare che 2 processi su 4 non esistevano affatto. In sostanza, esistevano (le persone venivano in qualche modo formate dopo l’assunzione e in qualche modo licenziate), ma non c’erano regole del gioco unificate.
Le assunzioni e le ferie esistevano in qualche forma, ma poiché c’erano molte domande al riguardo, ho deciso di analizzarle e di creare un nuovo modello di lavoro ottimale che affrontasse le lacune più comuni.
Perché è importante concentrarsi sulla teoria e sulla documentazione in questo momento? Perché qui capirete i requisiti chiave del sistema HRIS. In questo modo, sarà più facile scegliere tra una varietà e ridurre il rischio di errori di scelta (quando tutti hanno già acquistato, configurato e capito che una certa funzione è necessaria, ma non c’è o è troppo costosa).
4. Selezione del sistema HRIS
Dopo le fasi precedenti, questa si è rivelata semplice e piacevole. Ho semplicemente compilato un elenco di must-have per ogni categoria (i nostri 4 principali) e li ho spuntati durante le dimostrazioni dei vari HRIS.
All’epoca stavamo studiando e valutando:
– Bamboo HR
– People Force
– HURMA
– SAP
E un altro paio, ma non ricordo i loro nomi. Tuttavia, si sono ritirati dalla corsa perché non soddisfacevano i requisiti principali del nostro elenco.
Alla fine, con un leggero vantaggio, People Force è risultato il vincitore. L’equilibrio tra prezzo, complessità di implementazione, interfaccia user-friendly e moduli richiesti era ottimale.
Importante! In questa fase, tenete presente non solo i moduli HR essenziali più votati, ma anche le 3-4 aree successive. Il sistema deve essere adatto alle vostre esigenze future. Ad esempio, avevamo in programma l’implementazione di KPI e di una cultura basata sul rendimento, e sarebbe stato strano farlo con un sistema completamente diverso. Pertanto, ho valutato anche la presenza di tali funzionalità quando ho confrontato i sistemi HRIS.
Per quanto riguarda il modulo paghe, non era rilevante per noi in quel momento o nei 3 anni successivi.
Trovare un sistema che copra perfettamente TUTTO è impossibile. In teoria, tali strumenti esistono sul mercato, ma in pratica tendono a essere troppo complessi (e costosi) da implementare, formare gli utenti e utilizzare nel lungo periodo. Ciò potrebbe essere fattibile per le grandi aziende con team IT estesi, ma non è il nostro caso.
5. Configurazione
L’unica cosa che voglio dire in questa sezione è che quanto più dettagliati sono i processi delineati nelle fasi precedenti, tanto più veloce e facile sarà configurare il sistema per adattarlo alle vostre esigenze e garantire che funzioni e porti risultati, non sofferenze.
6. Formazione degli utenti chiave
È importantissimo creare materiale di facile consultazione: testi, video, disegni e diagrammi. Sì, ci sono i manuali degli sviluppatori, ma sono noiosi e impersonali.
Ho creato materiali di formazione basati su esempi e processi della nostra azienda. E questo ha aiutato i nostri dipendenti ad abituarsi al nuovo strumento.
Sì, anche coloro che avevano molti problemi prima dell’HRIS hanno avuto difficoltà ad accettarlo semplicemente perché era NUOVO e dovevano essere coinvolti, imparare e fare uno sforzo. È facile rimanere fedeli a ciò a cui si è abituati.
7. Implementazione del gruppo di prova
Ho selezionato le persone più coscienziose e motivate: i reclutatori! L’esperienza operativa iniziale è stata condotta con loro. Ho identificato gli errori di impostazione, ho modificato i processi in caso di problemi e ho condotto colloqui individuali con ciascuno di loro per comprendere gli aspetti più difficili.
Questa preparazione si è rivelata preziosa quando in seguito abbiamo esteso il sistema HRIS all’intera azienda, che all’epoca comprendeva 260 persone.
8. Lancio a livello aziendale
Due punti importanti da sottolineare:
1. Preparatevi, ci vorrà del tempo. Implementare gradualmente. Le persone non amano i cambiamenti, anche se in meglio. Siate pazienti e guidateli sistematicamente, passo dopo passo, dalle loro azioni familiari alla nuova realtà HRIS.
2. Coinvolgete gli addetti al marketing o diventatelo voi stessi. “Vendete l’idea di lavorare nel nuovo sistema piuttosto che imporlo. Cosa offre ai vostri colleghi? In che modo la loro vita diventa migliore/facile con il sistema HRIS? Le motivazioni variano da un team all’altro. È necessario identificare e soddisfare gli interessi di ciascun gruppo.
Ad esempio, abbiamo iniziato la presentazione di HRIS parlando della base di conoscenze appena creata. Il primo articolo, che invitava tutti a esplorare il sistema, aveva un titolo intrigante: “Vuoi un aumento di stipendio? Come ottenerlo?”.
Ho anche avuto colloqui separati con ogni manager e team lead. Ho evidenziato i vantaggi dell’utilizzo del sistema HRIS da parte dell’intero team. Ricordando le loro lamentele e gli errori della prima fase, ho dimostrato come tutto sarebbe stato diverso con il nuovo sistema. Con il loro sostegno, ho chiesto loro di ricordare e promuovere l’uso del sistema HRIS all’interno dei loro team.
Risultati dopo 1 anno:
– Riduzione del numero di posizioni aperte simultaneamente del 60% (reclutamento).
– Aumento del 50% della velocità di chiusura delle posizioni (assunzioni).
– Dimezzato il tasso di turnover nei primi 3 mesi (proceduradiinserimentodiunnodipendete)
– Riduzione del turnover complessivo del 15% (Risorse umane interne)
– Miglioramento delle valutazioni sulle principali piattaforme di lavoro (Offboarding + HR Brand).
Inoltre, un’intera lista di risultati non digitalizzati ma cruciali:
– Organigramma chiaro e trasparente
– Accesso rapido ai colleghi per qualsiasi domanda, anche in fusi orari diversi e con team con cui non si è mai lavorato prima (operiamo in modo completamente remoto e decentralizzato, in 60 Paesi e con tutti i fusi orari).
– I dipendenti sono a conoscenza delle regole e delle politiche di base. In caso di dimenticanza, c’è un posto comodo dove trovare facilmente tutto.
Dopo un altro anno, siamo passati alla creazione di una cultura basata sul rendimento. Mettere ordine nei processi di base e implementare il sistema HRIS ci ha dato l’opportunità di andare avanti e raggiungere un nuovo livello di gestione del team.
Competenze che saranno utili a voi o a chiunque possiate coinvolgere in questo compito significativo e interessante:
Gestione del cambiamento, Gestione dei progetti, Psicologia, Capacità di analisi, Pensiero strategico, Fondamenti di psicologia, Valutazione dei bisogni, Presentazione dei benefici, Pazienza e ottimismo.
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