Il tempo trascorso alla scrivania non è importante: gestire team globali con attenzione alle prestazioni e allineamento degli obiettivi

L’arte di gestire un team globale diversificato e distribuito è un’abilità essenziale e un elemento critico del successo organizzativo. L’idea antiquata che la produttività possa essere misurata in base al tempo trascorso accovacciati su una scrivania sta rapidamente svanendo.

È emerso invece un nuovo paradigma, che si concentra su prestazioni, obiettivi chiari e aspettative. Questo approccio innovativo privilegia i risultati rispetto agli input, i risultati rispetto agli sforzi e i risultati rispetto al tempo.

Questo cambiamento di prospettiva comporta la necessità di disporre di metriche solide e significative: i Key Performance Indicator (KPI). I KPI fungono da bussola, guidando le organizzazioni verso i loro obiettivi e rivelando le aree di miglioramento.

Tuttavia, i KPI non sono tutti uguali e l’identificazione di quelli giusti può fare la differenza tra prosperare e sopravvivere.

• Obiettivi e aspettative chiare: La chiarezza nella definizione degli obiettivi è un elemento fondamentale nel percorso verso il successo. Senza obiettivi chiari, un team è come una nave in mare aperto senza una destinazione. Per navigare con successo nelle complessità della gestione di un team globale, bisogna assicurarsi che i membri del team capiscano cosa ci si aspetta da loro.
• KPI per la valutazione e il miglioramento dei processi: I KPI servono come strumento per valutare i progressi, identificare i colli di bottiglia ed evidenziare le aree di miglioramento. Se progettati e utilizzati correttamente, possono trasformare le prestazioni di un team, aumentando la produttività e promuovendo il miglioramento continuo.
• Caratteristiche dei KPI efficaci: Un buon KPI è molto più di un semplice numero. Riflette gli obiettivi strategici, è un motore di azione e una chiave per sbloccare il potenziale. È essenziale comprendere le caratteristiche che definiscono i KPI efficaci: pertinenza, quantificabilità, semplicità e intuizioni attuabili, per citarne alcune.

Comunicare efficacemente in un ambiente remoto

La comunicazione, sia verbale che non verbale, è la pietra angolare di qualsiasi team. La sua importanza è amplificata negli ambienti di lavoro remoti. Vediamo perché:

• Comunicazione verbale: In un ambiente remoto, la chiarezza della comunicazione verbale è fondamentale. Assicurarsi che tutti comprendano gli obiettivi del team, i ruoli individuali e i compiti specifici è fondamentale. I check-in regolari, le riunioni di team e le sessioni individuali dovrebbero utilizzare piattaforme di comunicazione digitale affidabili. Incorporando un linguaggio chiaro e conciso, i malintesi possono essere ridotti al minimo.
• Comunicazione non verbale: Il lavoro a distanza spesso ci priva di quei sottili segnali non verbali che cogliamo naturalmente nelle interazioni faccia a faccia. Per colmare questa lacuna, dovremmo utilizzare strumenti e piattaforme con funzioni come le videochiamate e le reazioni (emoji, like, ecc.) per emulare questi segnali e mantenere una connessione più “umana”. Anche incoraggiare l’uso di video durante le riunioni può migliorare la comprensione e la connessione tra i membri del team.

Rafforzare il legame di squadra in un ambiente virtuale

Con il giusto approccio, il lavoro a distanza può effettivamente rafforzare i rapporti di squadra piuttosto che diluirli. Ecco come migliorare il legame di squadra:

• Ore di socializzazione online: Creare opportunità per i membri del team di interagire su un piano diverso da quello lavorativo può essere prezioso per creare rapporti e promuovere un senso di unità. Pause caffè virtuali, happy hour o anche canali Slack “watercooler” possono essere una piattaforma eccellente per i dipendenti per connettersi, condividere storie personali e ridere.
• Giochi di squadra a distanza: I giochi online o le sfide di squadra sono un modo brillante per rafforzare le relazioni e costruire una forte cultura di squadra. Trivia, escape room virtuali o anche giochi multiplayer online possono migliorare la collaborazione tra i team, incoraggiare la risoluzione dei problemi e far sì che i membri del team si rilassino, si liberino e siano creativi.

Concentrandosi su queste aree, è possibile creare un ambiente in cui i dipendenti si sentano connessi, apprezzati e motivati a dare il meglio di sé, indipendentemente dai confini geografici. Nel momento in cui abbracciamo il lavoro a distanza, dobbiamo sempre concentrarci sulla promozione di una cultura orientata alle prestazioni e agli obiettivi, piuttosto che sul conteggio delle ore alla scrivania.

Abbracciare una cultura del feedback costruttivo

Abbracciare una cultura del feedback costruttivo è come impegnarsi a migliorare continuamente. Una cultura che valorizza il feedback è una cultura in cui i dipendenti si sentono apprezzati, ascoltati e incoraggiati a crescere. Il processo di feedback dovrebbe essere idealmente simile a questo:

• I dipendenti devono essere incoraggiati a fornire feedback ai loro colleghi e ai loro supervisori. In questo modo si favorisce una comunicazione aperta e bidirezionale, fondamentale per un ambiente aziendale fiorente.
• È necessario condurre sessioni di feedback regolari, in cui i membri del team possano imparare dai propri errori, comprendere i propri punti di forza e migliorare le proprie debolezze.
• Il feedback deve essere specifico e orientato all’azione, indicando ciò che deve essere cambiato e come può essere cambiato in modo efficace. In questo modo i dipendenti potranno trasformare le critiche in azioni costruttive.

Meritocrazia e trasparenza

Meritocrazia e trasparenza sono i cardini di un team globale ad alte prestazioni. Quando i dipendenti vedono che il duro lavoro, la competenza e le prestazioni sono costantemente ricompensati, si crea un senso di equità, motivazione e produttività.

• Condividete regolarmente le metriche e i criteri utilizzati per valutare le prestazioni. La trasparenza su ciò che viene valutato e premiato favorisce la fiducia e la chiarezza, riducendo l’incertezza e la paura.
• Un ambiente meritocratico garantisce che le opportunità siano ugualmente disponibili per tutti, indipendentemente dalla posizione o dagli orari, il che è particolarmente importante per i team globali.
• Riconoscere e premiare pubblicamente le prestazioni eccellenti. Rendetelo chiaro, aperto e pubblico per l’intero team o reparto. Questo non solo motiva chi ottiene i risultati, ma ispira anche gli altri membri del team.

Evitare il micromanagement

Anche se monitorare i progressi e fornire indicazioni è importante, il micromanagement può soffocare l’iniziativa ed erodere la fiducia. Ecco alcune strategie per evitare il micromanagement pur mantenendo una supervisione efficace:

• Stabilire in anticipo obiettivi e aspettative chiari e misurabili. Utilizzate piattaforme che offrano trasparenza sui progressi verso gli obiettivi.
• Confidate che il vostro team faccia il proprio lavoro. Ricordate che li avete assunti per le loro capacità e competenze. Lasciate che facciano ciò che sanno fare meglio e che commettano errori. È così che impareranno e cresceranno.
• Utilizzate la tecnologia per monitorare l’avanzamento dei compiti anziché le persone. Piattaforme come Asana, Trello, Monday, Notion e altre possono fornire aggiornamenti sullo stato del progetto, consentendovi di fare un passo indietro pur rimanendo informati.

Strumenti di collaborazione e gestione dei progetti

Gli strumenti di collaborazione e di gestione dei progetti sono la linfa vitale dei team remoti e globali. Favoriscono uno spazio di lavoro digitale che supera i confini geografici e i fusi orari, consentendo un lavoro di squadra e una comunicazione efficace.

• Strumenti di gestione dei compiti: Come già detto, piattaforme come Asana, Trello o Jira consentono ai team di gestire le attività in modo efficiente, di tenere traccia dei progressi e di visualizzare il flusso di lavoro. Inoltre, incorporano funzioni come l’etichettatura per facilitare la ricerca e i promemoria per le scadenze, rendendo la gestione dei progetti fluida e organizzata.
• Piattaforme di comunicazione: Slack, Microsoft Teams o Discord offrono solidi ecosistemi di comunicazione che integrano messaggistica istantanea, condivisione di file e videochiamate. Supportano inoltre vari plugin e integrazioni, consentendo ai team di personalizzare lo spazio di lavoro in base alle proprie esigenze.
• Condivisione di file e collaborazione: Strumenti come Google Workspace e Microsoft 365 offrono soluzioni basate sul cloud per la collaborazione in tempo reale su documenti, fogli di calcolo e presentazioni. Inoltre, fungono da repository centralizzati per l’archiviazione dei file, assicurando che tutti i membri del team possano accedere agli stessi dati.

Analisi dei dati per il monitoraggio delle prestazioni

L’uso dell’analisi dei dati per monitorare le prestazioni è fondamentale nella gestione dei team globali, in quanto fornisce informazioni quantitative sulla produttività individuale e del team.

• Metriche di performance: Strumenti come Zoho Analytics, Tableau e Looker possono aiutare ad analizzare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) come il tasso di completamento delle attività, il tempo impiegato per completare le attività e altro ancora.
• Analisi del coinvolgimento: Piattaforme come Peakon e Culture Amp possono misurare il coinvolgimento e la soddisfazione del team, elementi critici che influenzano la produttività. Questi strumenti forniscono informazioni utili per migliorare l’ambiente di lavoro e motivare i dipendenti.

Tracciamento del tempo: Per i ruoli in cui è importante tenere traccia del tempo dedicato alle attività, strumenti come Toggl e Harvest possono essere utili. Possono fornire informazioni sui modelli di lavoro e aiutare a identificare le aree di miglioramento dell’efficienza.